Ogni proposta parte con un'email: poche righe che il cliente legge prima di aprire il preventivo. Se mandi spesso lo stesso tipo di messaggio — il primo contatto, la proposta dopo un incontro in studio, un sollecito — puoi salvarlo come modello e ritrovarlo pronto ogni volta, con il nome del cliente e la data dell'evento che si compilano da soli.
Dove si scrive l'email
L'email si scrive all'ultimo passo della nuova proposta, nel riquadro Email al cliente. Il riquadro compare solo se almeno un cliente ha un indirizzo email; in fondo al messaggio viene aggiunto da solo il pulsante per aprire la proposta, quindi non serve incollare nessun link.
- Modello email — la tendina con i tuoi modelli. La prima voce, Testo del modello di preventivo, è il testo scritto nelle impostazioni del template da cui nasce la proposta.
- Oggetto — facoltativo. Lascia vuoto per usare l'oggetto predefinito, che è «Proposta di preventivo da» seguito dal nome del tuo studio.
- Messaggio — il testo dell'email, con grassetto, elenchi e link.
Nome, data e studio automatici
Sopra il messaggio, accanto a Inserisci, ci sono tre bottoni: Nome cliente,Data evento e Nome studio. Ognuno inserisce nel punto in cui stai scrivendo un segnaposto tra doppie parentesi quadre — [[full_name]], [[event_date]] e[[studio_name]] — che al momento dell'invio viene sostituito con il valore vero. Funzionano anche nell'oggetto: clicca prima nel campo Oggetto, poi sul bottone.
Se la proposta va a due clienti, ognuno riceve la propria email con il proprio nome. La data è quella dell'evento nel formato giorno/mese/anno; se la proposta non ha una data evento, il segnaposto resta vuoto, quindi evita frasi come «il vostro matrimonio del [[event_date]]» nei modelli che usi anche senza data.
Salvare un modello
Scritto il testo, premi Salva come modello, dai un nome riconoscibile e salva. Puoi spuntare Usalo come predefinito per le nuove proposte: il primo modello che salvi lo diventa in automatico.
Per correggere un modello esistente sceglilo dalla tendina, modifica oggetto o messaggio e premi Aggiorna: il bottone si attiva solo dopo una modifica. Se cambi modello dalla tendina dopo aver già scritto qualcosa, ti viene chiesto se sostituire il testo attuale. Puoi salvare fino a venti modelli.
Il modello predefinito
L'ingranaggio accanto alla tendina apre Gestisci modelli: la stella indica il modello proposto di default nelle nuove proposte. Clicca la stella di un altro modello per cambiarlo, oppure quella accesa per non averne nessuno. Il cestino elimina un modello dopo una conferma.
Una precisazione importante: quando c'è un modello predefinito, è lui a comparire aprendo il terzo passo, al posto del testo scritto nelle impostazioni del template. Se per una proposta vuoi quel testo, sceglilo dalla tendina con Testo del modello di preventivo.
Cosa succede alle proposte già inviate
Oggetto e messaggio vengono copiati nella proposta al momento del salvataggio. Modificare o eliminare un modello non cambia le proposte già create, e quando dal dettaglio usi Re-invia la proposta il cliente riceve lo stesso testo della prima volta (vediDettaglio proposta). Le richieste che arrivano dal link del templateusano invece il testo scritto nelle impostazioni del template.