Quando una coppia accetta la proposta, quasi mai paga tutto in una volta: c'è un acconto alla firma, magari un secondo prima dell'evento e il saldo alla consegna. Il piano di pagamentotiene il conto al posto tuo, ti ricorda le scadenze e mostra al cliente quanto manca.
Dove si trova
Apri la proposta da Preventivi / Contratti → Proposte e scorri fino al riquadroPiano di pagamento. Finché non ne crei uno vedi Nessun piano di pagamento e due strade: Genera rate dalle impostazioni, che le calcola da sé, oppure Crea piano vuoto, se preferisci inserirle a mano una per una.
In alto trovi il Totale Preventivo, quanto hai già Incassato e quanto restaDa incassare, con la barra di avanzamento, il numero di rate pagate e la prossima scadenza. L'etichetta accanto al titolo dice a colpo d'occhio se il piano è in corso, completato o se ci sono rate in ritardo.
Le rate automatiche
Dal menu ⋮ del riquadro apri Impostazioni piano automatico: è la regola che vale per tutte le tue proposte, non solo per quella aperta.
Si compone di tre acconti più il Saldo. Per ognuno indichi una percentuale del totale e quando scade: alla Firma Preventivo / Contratto, il giorno dell'Evento, da uno a dodici mesi dopo l'evento, oppure Data da concordare se in quel momento non puoi saperlo. Le righe con percentuale zero vengono semplicemente saltate, quindi se lavori con due sole rate ti basta lasciarle vuote.
Cambiate le impostazioni, Rigenera rate ricalcola il piano della proposta aperta. La voce resta disattivata se alcune rate risultano già pagate: cancellare una rata incassata falserebbe i conti.
Segnare un incasso
Quando ricevi un pagamento, premi il segno di spunta sulla riga della rata. Ti viene chiesta laData incasso e il Metodo di pagamento (contanti, bonifico, carta, PayPal o altro). La rata diventa Già pagato, la barra si aggiorna e il totale incassato cresce. Se sbagli, la freccia all'indietro sulla stessa riga annulla l'incasso.
Aggiungere o correggere una rata
Con + Aggiungi rata ne inserisci una fuori piano — un anticipo extra, una spesa concordata dopo. La matita sulla riga modifica una rata esistente.
Oltre a data e Importo puoi spuntare Data da concordare e scrivere due note diverse, ed è una distinzione da tenere a mente:
- Nota interna — questa nota la vedi solo tu: ci annoti il numero del bonifico o un promemoria.
- Nota per il cliente — visibile al cliente nella galleria: usala per le istruzioni di pagamento.
Notifiche e avvisi
Sempre dal menu ⋮ decidi se farti notificare a ogni scadenza, se avvisare anche il cliente e se mostrare il piano nella galleria, dove la coppia lo ritrova insieme alle foto.
La pagina Acconti
La scheda Acconti raccoglie tutte le proposte insieme: il grafico degli incassi confermati e ancora da ricevere, i totali e i filtri Tutti, Scaduta e Completati per trovare subito chi è indietro.
Una precisazione sui numeri: il totale considera solo le proposte che hanno un piano di acconti attivo. Una proposta accettata senza piano non compare in queste statistiche, anche se l'hai incassata.
Avvisi acconti
Le notifiche a ogni scadenza seguono le singole rate; gli Avvisi acconti, nella stessa pagina, guardano invece il quadro d'insieme: ricevi un'email e una notifica quando un evento firmato non ha raggiunto la percentuale pagata che ti aspetti.
Accendi l'interruttore in alto e premi Aggiungi regola. Ogni regola si legge come una frase: «1 mese prima dell'evento, almeno il 70% del totale pagato». L'anticipo va da 1 a 365 giorni, settimane o mesi, la percentuale da 1 a 100, e puoi avere fino a cinque regole, per esempio una soglia a un mese e il saldo completo a una settimana. Premi Salva.
L'avviso parte il giorno dopo la scadenza della regola, solo per le proposte firmate con un piano di pagamento e un evento ancora da venire, e una volta sola per ogni regola non rispettata. Se cambi una regola, torna a valere da capo.
Il piano nasce dalla proposta, quindi prima di tutto serve averne una: vediCrea nuova proposta eTemplate preventivi.